Pappírsvinnu - hvað er það? Skrifstofu stjórnun og skjalastjórnun

Árangur af rekstri margra stofnana treysta á rétt smíðaðir vinnu. Sérhver starfsmaður, hvað þá höfuð enn meira, til að skilja pappírsvinnu. Hvað er það, hvað eru einkenni þess, helstu gerðir, og það er tekið tillit til í að skipuleggja workflow?

grunnhugtök

Sérhver fyrirtæki, óháð stöðu þess og fjöldi starfsmanna í eðlilegum viðskiptum framleiðir og annast fjölda skjala. Öll þau tilheyra skipulagi og stjórnsýslu skjöl. Lykillinn hugtök í þessu sambandi ma skjalastjórnun og skjal stjórnun.

Pappírsvinnu kalla starfsemi sem tryggir sköpun opinberra skjala, auk skipuleggja vinnu með þeim. Aftur á móti, undir skjal til að skilja starfsemi sem miðar að því að skipuleggja hreyfingu skjala í félaginu frá því þeir voru búin til eða móttekin áður lokið vinnu með þeim (senda til viðtakanda, afhendingu til geymslu).

Oft skrifstofu skipulag velur eitt eða fleiri starfsmenn sem hafa umsjón með ferlinu.

Ekkert fyrirtæki getur ekki þrifist óháð lögum. Að það stjórnar skráningu og skýrslugerð. Spurningar í þessum svæðum ákveða ritarar, skjalaverði og starfsmenn starfsfólk deildarinnar.

Skrifstofu vinnu byggt á gögnum latch gegnum sköpun af a pappír eða rafrænu hljóðfæri. Í þessu sambandi, það er pappírsvinnu sem er, að hreyfing skjali frá því augnabliki sem stofnun til framkvæmd hennar. Workflow má skipta í innri og ytri.

Innri dreifingu skjala sem með eftirfarandi áföngum:

1. Þróun verkefnisins skjalinu.
2. Samhæfing með stjórnun.
3. Undirritun skjalsins.
4. Útgefandalýsing: dagsetning og númer (eftir birtingu skjalsins, er talið tekið fyrir framkvæmd).
5. Uppeldi upplýsingar til viðtakanda og eftirlit.
6. Framkvæmd.
7. Birting skjala framkvæmd.
8. Eyðing eða geymslu verðbréfa, sem hafa tíma hefur runnið út.

Ytri velta felur í sér eftirfarandi skref:

1. Móttöku skjalinu í félaginu.
2. Skráning fékk gögn (krafist fyrir stjórn framkvæmd skjölum).
3. Takast á við bréfaskipti: kunningja, framkvæmd.
4. Skráning svar ef þörf krefur.
5. Gerð skjalasafn eða eyðileggingu.

Skjal stjórnun með tilliti til að ræða:

• útgrein (frá þræll höfuðið);
• downlink (frá höfuð til að þjóna);
• lárétt (milli undirmanna).

Sérhver hreyfing hvaða skjali skal skráð í sérstaka skrá. Þetta kann að vera gestabók, skjal, nafnspjald, e-Zine, o.fl.

hver er ábyrgur

Sumir starfsmenn kafa ekki í pappírsvinnu. Hvað það er, er vel kunnugt um framkvæmdastjóra, vegna þess að það er skylda hans - að fylgja workflow í fyrirtækinu. Skrifstofa er skylt að framkvæma aðalæð virka af því að veita skjöl skrifstofunni. Í ljósi þess að móta og lögun vinnu, skrifstofustörf má skipta í:

1. Miðlæg. Allur Skrifstofan í einni deild og er háð einum yfirmann. Þetta kann að vera eldri ritari eða Clerk.
2. Dreifð. Ritarar, auk þeir starfsmenn sem geta framkvæma skyldur sínar, vinna í mismunandi deildum fyrirtækisins og eru undir mismunandi herforingja.
3. Blandað. Oft finnast í stórum fyrirtækjum. skrifstofu skipulag fer eftir hvers konar skrifstofu borist.

Í smærri stofnunum, gestamóttöku aðgerð er hægt að framkvæma með því að allir starfsmann sem þessi skylda er úthlutað, heldur höfuð. Ef þessar aðgerðir eru ekki skrifuð út í samningnum starfsmanns á atvinnu, það er nauðsynlegt fyrir árangur af viðbótarupplýsingum samningi sínum til að gefa út, þar sem þeir verða skráð, og skal tilgreina fjárhæð þóknunar fyrir störfum Clerk.

kennsla

Óháð stærð fyrirtækisins og höfuð lögun hennar ætti ekki að vanrækja tilvist skjalastjórn handbók.

Leiðbeiningar - er ekki bara reglur athöfn, sem leyfir þér að koma skjalastjórn. Hvað er það? Þetta er innri skjal félagsins, sem er samþykkt af röð af forystu sem hefur enga gildistíma.

Það eru skriflegum gögnum aðalþrep hreyfingarinnar, gefið lista yfir embættismenn sem hafa rétt til að undirrita tiltekna skjal er sýnishorn fyllingu og skráningarblöðum.

HR útvistun

Íhuga HR útvistun. Hvað er það? Ef þinn organization rekur að minnsta kosti einn mann, þá er það skylda infest viðeigandi gögnum.

Undir HR útvistun hreyfingu skilja ákveðin skjöl sem tengjast vinnu borgara starfsemi. Í tíð tilvikum innleiðingu slíks skjals er úthlutað til starfsmanna starfsfólk deildarinnar. Þeir verða að samþykkja skjöl frá starfsmanni, ferli, og geyma þau á skipulegum reglum leiðbeiningar. Að auki, eru skyldur þeirra vinnslu persónuupplýsinga, þar á meðal viðkvæm.

HR útvistun er fram sérstaklega frá almennum, samræmi við reglur um þagnarskyldu.

hagræðingu

Í aldri hátækni og tölvuvæðingu, það eru mörg fyrirtæki, ekki lítill, sem halda áfram að bera pappír skjöl. Office skjöl eru enn skráð í hefðbundnum tímaritum og bréf eru send.

Þetta er í fyrsta lagi, vegna þess að tregðu starfsmanna að endurmennta, og í öðru lagi, ekki allir hafa fjárhagslegan stuðning. En sérhver leiðtogi verður að skilja að mikið af fjárfestingum í hagræðingu í framtíðinni gæti dregið verulega úr kostnaði félagsins.